A pandemia do coronavírus (Covid-19) mudou de maneira radical a forma de muitas empresas trabalharem. Isso aumentou consideravelmente a adoção do home office no mundo corporativo, porque é uma alternativa para prevenir a doença.
Mas de que maneira é possível manter a produtividade da equipe em tempos de quarentena? A resposta você vai conferir neste artigo em que vamos destacar diversos temas para o seu negócio estruturar devidamente o trabalho remoto. Confira!
O que é Home Office?
De forma bem resumida, consiste na adoção pela empresa por um modelo de trabalho, em que os funcionários podem exercer as atividades em casa ou em outro lugar onde podem atuar de forma produtiva.
É importante que, antes do emprego do home office, a companhia explique, por meio de comunicado ou outros conteúdos educativos (vídeos, artigos etc.), como serão as regras.
Como é trabalhar remotamente?
O trabalho remoto envolve o uso de equipamentos do próprio funcionário ou cedidos pela empresa para exercer as funções em um local diferente da sede.
É importante destacar que o home office deve estar baseado em um conjunto de regras, para que o colaborador seja produtivo e mantenha um contato constante com os colegas de trabalho.
O uso de recursos de Tecnologia da Informação é fundamental para o funcionário exercer as atividades profissionais com eficiência e interagir com gestores, membros da equipe e clientes de forma ágil.
Como montar um home office?
O primeiro passo é conscientizar o funcionário sobre o melhor espaço para executar as tarefas corporativas sem perder a produtividade de maneira acentuada.
Também é interessante apontar para o funcionário a necessidade de haver um diálogo com os familiares sobre o home office, para todos entenderem que o fato de estar em casa não significa folga.
Pelo contrário, a responsabilidade deve ser a mesma para manter foco em resultados.
Quais regras estabelecer?
Há diversos procedimentos que devem ser levados em consideração para o trabalho remoto ser feito dentro das expectativas. São cuidados que não podem ser ignorados pelos empregados e que podem ser explicados pela companhia de maneira didática.
Produtividade
Para o trabalho ser mais produtivo, a sugestão é adotar algumas regras, como:
- seguir o mesmo procedimento adotado pela empresa com relação à carga horária;
- reservar um local para exercer as atividades para minimizar interferências de parentes ou de outras pessoas;
- determinar pausas para o almoço e descanso em horários compatíveis com o da empresa;
- fazer um planejamento das tarefas do dia com antecedência;
- seguir as regras corporativas sobre o uso das redes sociais e de outros sites sem relação direta com o trabalho durante o expediente.
Segurança
É imprescindível que haja um cuidado com a segurança das informações institucionais ao adotar o home office.
Por isso, evitar o compartilhamento de senhas para acesso aos sistema corporativos, clicar em links de origem duvidosa, baixar sistemas sem a autorização da equipe de TI e acessar sites sem o cadeado de segurança devem ser medidas adotadas por todos.
É fundamental conscientizar o empregado de que os procedimentos de segurança adotados pela empresa precisam ser seguidos à risca durante o home office.
Como monitorar a produtividade?
Para acompanhar o desempenho de um empregado, é possível usar ferramentas que auxiliem no monitoramento das tarefas, como o Trello.
Para uma comunicação mais efetiva com o time, vale a pena apostar em recursos como o Skype, Slack e Hangous Meet. Antes de optar pelo trabalho remoto, é indicado fazer testes para ver como os funcionários vão se adaptar a esses recursos.
Outra ferramenta que proporciona uma interação bastante ampla com a equipe é o Microsoft Teams. Esse sistema se destaca por conter várias funcionalidades, como chamada online e a transmissão de uma reunião com vídeo com a participação de várias pessoas.
Além disso, permite a realização de treinamentos e a adoção de um calendário corporativo para acompanhar as tarefas. Esses recursos, sem dúvida, mostram que esse software é bastante indicado para o home office.
A Tree TI é revendedora oficial da Microsoft. Entre em contato conosco para dar início ao seu acesso gratuito.
